1. Parties et rôles
La conciergerie cliente est le « responsable du traitement ». Elle détermine les finalités, les personnes concernées, les données nécessaires et les durées. L’éditeur ci-dessous est le « sous-traitant » pour les opérations techniques réalisées au moyen de WelcomGuide.
- Éditeur
- WelcomGuide
- Forme / capital
- SARL IMPACT DIFFUSION · 50 000€
- Siège
- 11 RUE DE LA CITADELLE
- Immatriculation
- SIREN 381269687 · 20137 PORTO VECCHIO
- TVA
- FR11381269687
- Contact
- contact@welcomguide.fr · +33 495 701 010
Le présent accord fait partie du contrat de service. Il n’affecte pas les traitements pour lesquels WelcomGuide agit pour son propre compte, notamment gestion des clients, prospects, licences, facturation, sécurité et partenaires.
2. Objet, durée, nature et finalités
| Objet | Hébergement, organisation, affichage, transmission autorisée, sauvegarde et assistance sur les données de gestion locative |
|---|---|
| Durée | Durée du contrat, période d’essai comprise, puis période de réversibilité et archives strictement nécessaires |
| Finalités | Gérer les logements, propriétaires, voyageurs, séjours, intervenants, missions, prestations, états des lieux, communications et échanges financiers demandés |
| Opérations | Collecte sur instruction, structuration, consultation, rapprochement, génération de documents, envoi, conservation, export et suppression |
3. Personnes et catégories de données
Les personnes concernées peuvent être les collaborateurs de la conciergerie, propriétaires, voyageurs ou locataires, intervenants, prestataires et contacts associés. Les données peuvent comprendre identité, coordonnées, bien et séjour, consignes, missions, messages, notifications, photos, documents, prestations, recettes, dépenses, règlements et informations de facturation. Les données sensibles au sens du RGPD ne doivent pas être saisies sauf nécessité démontrée et instruction documentée conforme au droit.
4. Instructions documentées
WelcomGuide traite les données uniquement sur instruction documentée de la conciergerie, constituée par le contrat, les paramètres et les actions des utilisateurs autorisés. Si une instruction paraît contraire au RGPD, WelcomGuide en informe le client et peut suspendre son exécution dans l’attente d’une instruction licite. Une obligation légale imposant un autre traitement est notifiée au client, sauf interdiction légale.
5. Obligations du client
- définir une finalité et une base légale pour chaque traitement ;
- informer les personnes et répondre à leurs droits ;
- ne collecter que les données nécessaires et définir des durées ;
- attribuer des comptes nominatifs, revoir les habilitations et protéger les liens privés ;
- valider les destinataires, documents et messages avant envoi ;
- notifier sans délai à WelcomGuide toute instruction, erreur ou incident pertinent.
6. Confidentialité et personnel
WelcomGuide limite l’accès aux personnes qui en ont besoin pour exploiter ou assister le service. Elles sont soumises à une obligation de confidentialité et reçoivent des consignes adaptées. Les accès d’assistance doivent être justifiés et limités au temps nécessaire.
7. Sécurité
Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts, de la nature des données et des risques, WelcomGuide met en œuvre des mesures appropriées : cloisonnement par organisation et rôle, authentification, hachage des mots de passe, cookies sécurisés, révocation de sessions, contrôle des requêtes, sauvegardes, maintenance, limitation des accès et journalisation proportionnée. Le client reste responsable de la sécurité de ses appareils, identifiants et exportations.
8. Sous-traitants ultérieurs
Le client autorise de manière générale le recours à des prestataires nécessaires à l’hébergement, aux sauvegardes, à la maintenance et à l’acheminement des e-mails, sous réserve d’obligations de protection équivalentes. La liste à jour est disponible sur demande à contact@welcomguide.fr. Un changement susceptible d’affecter matériellement la protection des données est communiqué afin que le client puisse présenter une objection motivée.
9. Transferts hors EEE
WelcomGuide ne transfère des données hors de l’Espace économique européen que sur la base d’un mécanisme valable : décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou autre garantie reconnue, complétée si nécessaire par une analyse et des mesures supplémentaires.
10. Exercice des droits
La conciergerie reste le point de contact principal pour les demandes relatives à ses données métier. Si WelcomGuide reçoit directement une demande, elle est transmise au client, sauf obligation contraire. Compte tenu de la nature du service, WelcomGuide fournit une assistance raisonnable pour rechercher, rectifier, exporter, limiter ou supprimer les données concernées.
11. Violation de données
WelcomGuide informe la conciergerie dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une violation concernant ses données et fournit, à mesure qu’elles sont disponibles, les informations utiles sur la nature, les conséquences probables et les mesures prises. Le client décide des notifications à la CNIL et aux personnes, sauf obligation propre de WelcomGuide.
12. Analyse d’impact et autorité
WelcomGuide apporte une assistance raisonnable pour les analyses d’impact, consultations préalables et échanges avec l’autorité, compte tenu des informations dont il dispose. Les prestations excédant l’assistance standard peuvent faire l’objet d’un devis lorsqu’elles ne résultent pas d’un manquement du sous-traitant.
13. Sort des données
À la fin du service, le client demande l’export utile avant l’échéance. Sans renouvellement payé, la conciergerie est archivée après six mois et les données métier sont supprimées au plus tard un an après l’expiration, sauf obligation légale. Les accès résiduels aux séjours en cours et aux modules de facturation activés suivent les conditions de vente ; l’espace voyageur reste consultable quinze jours pleins après le départ. Les copies de sauvegarde sont purgées selon leur cycle sécurisé ; elles ne sont pas remises en production sauf nécessité de continuité ou d’incident.
14. Informations et audit
WelcomGuide met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Un audit peut être demandé avec un préavis raisonnable, au maximum une fois par an sauf incident ou demande d’une autorité, en limitant les perturbations, les accès aux données d’autres clients et la divulgation de secrets de sécurité. Les coûts sont supportés par le client sauf non-conformité substantielle imputable à WelcomGuide.
15. Priorité et contact
En cas de contradiction sur la protection des données, le présent accord prévaut sur les clauses générales. Les autres responsabilités suivent les CGV. Contact vie privée : contact@welcomguide.fr.