1. Qui traite vos données ?
- Éditeur
- WelcomGuide
- Forme / capital
- SARL IMPACT DIFFUSION · 50 000€
- Siège
- 11 RUE DE LA CITADELLE
- Immatriculation
- SIREN 381269687 · 20137 PORTO VECCHIO
- TVA
- FR11381269687
- Contact
- contact@welcomguide.fr · +33 495 701 010
WelcomGuide est responsable du traitement de ses fichiers de prospects, clients, partenaires, contrats, licences, facturation, sécurité et conformité.
La conciergerie cliente est responsable du traitement des données métier qu’elle saisit pour gérer ses propriétaires, voyageurs, intervenants, logements et séjours. WelcomGuide les traite alors sur ses instructions en qualité de sous-traitant, selon l’accord de sous-traitance RGPD. La qualification dépend toujours des faits et non du seul intitulé contractuel.
2. Données, finalités et bases légales
| Données | Finalités | Base légale |
|---|---|---|
| Identité, entreprise, coordonnées, compte, rôle | Inscription, authentification, habilitations, assistance | Contrat ou mesures précontractuelles ; intérêt légitime de sécurité |
| Logements, propriétaires, voyageurs, séjours, intervenants, missions | Fournir et cloisonner les modules demandés | Instructions de la conciergerie ; contrat |
| Messages, notifications, notes, photos, états des lieux et statut de lecture | Coordination, réponse au bon interlocuteur, preuve et suivi | Contrat ; intérêt légitime de traçabilité ; constatation de droits |
| Recettes, dépenses, prestations, hors forfait, commissions, règlements, devis et factures | Préparer les documents et suivre les échanges financiers | Contrat ; obligations comptables et fiscales ; intérêt légitime de preuve |
| Demandes de démonstration, essais et candidatures partenaire | Répondre, qualifier, relancer et créer l’environnement demandé | Mesures précontractuelles ; intérêt légitime de prospection B2B ; consentement lorsque requis |
| Lien partenaire, offre, modules, prix, première visite et conversion | Restituer l’offre choisie et attribuer la commission | Mesures précontractuelles et intérêt légitime à exécuter le parcours demandé |
| Licence, demandes d’ajout ou de retrait de modules, factures complémentaires, règlements, alertes et historique contractuel | Administrer la formule, facturer et activer les options, préparer leur retrait à l’échéance, renouveler, suspendre et réactiver le service | Contrat ; obligations comptables ; intérêt légitime de suivi commercial et de preuve |
| Adresse IP pseudonymisée, journaux de connexion, erreurs et actions sensibles | Sécurité, prévention des abus, diagnostic et preuve | Intérêt légitime et obligation de sécurité |
| Choix relatifs aux cookies, heure de réception et, lorsqu’elle est disponible, heure déclarée par l’appareil | Mémoriser le choix et enregistrer la décision lorsque sa transmission au serveur aboutit | Obligation légale ; consentement pour les traceurs facultatifs |
3. Collecte, caractère obligatoire et source
Les données proviennent de la personne concernée, de son organisation, de l’administrateur habilité, d’un partenaire ayant fourni un lien, ou sont produites lors de l’utilisation. Les champs signalés sont nécessaires au traitement de la demande ; sans eux, un compte, document ou service peut ne pas être créé. Aucun profilage publicitaire ni décision produisant un effet juridique n’est réalisé exclusivement par un algorithme.
4. Destinataires
L’accès suit le principe du moindre privilège : personnel WelcomGuide habilité, conciergerie concernée, propriétaire, intervenant, voyageur, commercial ou affilié uniquement pour les informations nécessaires à son rôle. Un partenaire n’accède pas aux données métier d’une conciergerie ; il consulte seulement ses propres liens, ventes et commissions.
Les prestataires techniques peuvent intervenir pour l’hébergement, la base de données, les sauvegardes, la maintenance et l’acheminement des e-mails. Aucun prestataire de paiement n’est utilisé tant que l’encaissement en ligne n’est pas activé. La liste actualisée des sous-traitants peut être demandée à l’adresse vie privée.
5. Durées de conservation
| Catégorie | Durée principale |
|---|---|
| Compte et données contractuelles | Relation active, puis archivage limité à la prescription applicable, généralement cinq ans |
| Factures et pièces comptables | Dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné |
| Prospects, essais non convertis et candidatures partenaire | Jusqu’à trois ans après le dernier contact actif, sauf opposition |
| Environnement après expiration de licence | Jusqu’à douze mois après expiration avant suppression des données métier, hors archives légales, conformément aux conditions contractuelles |
| Données de séjour, messages et documents métier | Durée définie par la conciergerie responsable, puis suppression à ses instructions ou à la fin du service |
| Attribution d’un lien partenaire | Cookie sept jours ; preuve de conversion et de commission pendant la relation puis la prescription applicable |
| Parcours de demande de démo | Jeton technique trente jours ; données prospect selon la durée ci-dessus |
| Session authentifiée | Douze heures, sauf révocation anticipée |
| Limitation des tentatives de connexion | Empreinte de l’adresse et compteur utilisés pendant une fenêtre de quinze minutes ; le compteur est supprimé après connexion réussie. Les compteurs expirés depuis plus de 24 heures sont progressivement supprimés lors de tentatives échouées. |
| Choix cookies | Six mois, ou jusqu’à un changement substantiel nécessitant un nouveau choix |
Une conservation plus longue en archive restreinte est possible pour une obligation légale, une enquête de sécurité ou la défense d’un droit. Les durées doivent être adaptées par la conciergerie pour ses propres traitements.
6. Cookies et stockage local
| Nom | Rôle | Durée | Statut |
|---|---|---|---|
welcome_session | Authentification et sécurité du compte | 12 heures | Strictement nécessaire |
welcome_assistance | Maintenir le contexte sécurisé d’une session d’assistance administrateur | Jusqu’à 12 heures ou fermeture de l’assistance ; l’autorisation elle-même peut expirer plus tôt | Strictement nécessaire à l’assistance demandée |
wg_affiliation et wg_affiliation_consent_v1 | Attribuer une offre et une éventuelle commission à un partenaire et mémoriser la confirmation spécifique | 7 jours, sans prolongation à chaque visite | Facultatifs : consentement marketing et confirmation spécifique. Une preuve pseudonymisée de la confirmation ou du retrait est conservée six mois ; les enregistrements expirés sont supprimés lors des traitements techniques ou d’une décision ultérieure. |
wg_affiliation_withdrawal_pending | Permettre la reprise de l’enregistrement d’un retrait après une panne, avec un identifiant et une empreinte pseudonymisée | Au maximum 7 jours ou jusqu’à l’enregistrement du retrait | Fonctionnel, lié à la preuve du retrait |
wg_affiliation_refusal_pending | Permettre la reprise de la preuve d’un refus depuis une invitation partenaire après une panne | Au maximum 7 jours ou jusqu’à l’enregistrement du refus | Fonctionnel, lié à la preuve du refus |
wg_demo_lead | Relier le formulaire, la démonstration et l’onboarding | 30 jours | Strictement nécessaire |
wg_cookie_consent | Mémoriser la décision et sa version dans un cookie et une copie locale | Cookie : 6 mois. La copie locale expirée est supprimée au prochain chargement du site ou à l’ouverture des préférences. | Strictement nécessaire |
wg_privacy_visitor | Relier les décisions enregistrées à un identifiant pseudonyme | Stockage local jusqu’au retrait par le navigateur | Strictement nécessaire à l’enregistrement du choix |
wg_privacy_pending | Retenter l’enregistrement du dernier choix si sa transmission échoue | Stockage local jusqu’à la transmission ou sa suppression par le navigateur | Fonctionnel, lié à l’enregistrement du choix |
wg:guest-alerts-read:… | Mémoriser sur cet appareil les alertes voyageur déjà lues pour un séjour | Stockage local jusqu’à sa suppression par le navigateur | Fonctionnel |
wg-help-v1:… | Reprendre la progression de l’aide guidée sur cet appareil | Stockage local jusqu’à sa suppression par le navigateur ou dans l’aide | Fonctionnel |
welcomguide-license-warning:… | Éviter de répéter un même rappel de licence pour une conciergerie dans le même onglet | Stockage de session, jusqu’à la fermeture de l’onglet ou sa suppression par le navigateur | Fonctionnel |
sidebar_state | Conserver l’état d’affichage du menu | 7 jours | Fonctionnel nécessaire |
La mesure d’audience et le marketing sont refusés par défaut. Aucun traceur facultatif ne doit être déposé avant un consentement libre, spécifique, éclairé et révocable. « Tout accepter » et « Tout refuser » sont présentés au même niveau. Le choix peut être modifié à tout moment avec « Gérer mes cookies » en pied de page.
7. Prospection et communications
Les demandes de démonstration et de partenariat peuvent donner lieu à une relance professionnelle en lien avec la demande. Chaque message de prospection permet de s’opposer simplement aux envois futurs. Les notifications de compte, de sécurité, de licence, de document ou de conversation sont des communications de service ; elles peuvent être désactivées lorsqu’elles ne sont pas indispensables.
8. Transferts internationaux
Les traitements dans l’Espace économique européen sont privilégiés. Tout transfert hors EEE doit reposer sur une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types, avec une analyse et des mesures complémentaires si nécessaire.
9. Sécurité et violations
Les mesures comprennent le cloisonnement par organisation et rôle, des mots de passe hachés, des cookies de session sécurisés, la révocation de sessions, la limitation des accès, la vérification d’origine des requêtes, des sauvegardes et une journalisation proportionnée. Les incidents sont documentés et, lorsque la loi l’exige, notifiés à l’autorité et/ou aux personnes concernées dans les délais applicables.
10. Vos droits
Selon le traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité, vous opposer à un intérêt légitime ou retirer votre consentement sans effet rétroactif. Vous pouvez aussi définir des directives post-mortem dans les conditions prévues par le droit français.
Écrivez à contact@welcomguide.fr. Une réponse est apportée en principe dans un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, avec information du demandeur. Un justificatif d’identité n’est demandé qu’en cas de doute raisonnable. Vous pouvez saisir la CNIL.
11. Mineurs
Les comptes professionnels ne sont pas destinés aux mineurs. Si une conciergerie traite des données concernant un mineur dans le cadre d’un séjour, elle doit en limiter le contenu au strict nécessaire et s’assurer de la base légale et de l’information du représentant compétent.
12. Évolution
La version figure en tête du document. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des personnes concernées par un moyen adapté. Un nouveau choix est demandé lorsque les finalités des traceurs facultatifs changent.
Recherche de professionnels autour d’un logement
La conciergerie confirme le point GPS et le pays du logement. Une recherche transmet le point, le rayon et les critères métier à l’API officielle Recherche d’entreprises, ou à Google Places lorsque cette source est configurée et choisie. L’enrichissement Google est une action explicite. Les données des candidats et leur qualification restent privées à la conciergerie concernée et aux administrateurs habilités.
Les résultats Sirene retenus sont limités aux informations professionnelles utiles ; les dates et années de naissance des dirigeants ne sont pas conservées. Une opposition de diffusion observée entraîne le retrait de la fiche issue de la source. Pour Google, seuls les identifiants de lieux et les données de suivi propres à WelcomGuide sont conservés durablement. Les informations de contact affichées ne sont pas automatiquement copiées dans le référentiel métier.
Les candidats peuvent être exclus et leurs données de prospection purgées séparément, notamment après désactivation du sous-module ; les factures, missions et fiches métier déjà créées suivent leurs règles de conservation propres. Les personnes concernées peuvent demander l’accès, la rectification ou l’opposition auprès du contact indiqué dans cette politique. L’utilisation de Google est également décrite dans la politique de confidentialité Google.