1. Prestataire et clientèle concernée
- Éditeur
- WelcomGuide
- Forme / capital
- SARL IMPACT DIFFUSION · 50 000€
- Siège
- 11 RUE DE LA CITADELLE
- Immatriculation
- SIREN 381269687 · 20137 PORTO VECCHIO
- TVA
- FR11381269687
- Contact
- contact@welcomguide.fr · +33 495 701 010
WelcomGuide est une solution SaaS destinée principalement aux conciergeries et professionnels de la location saisonnière. Les présentes CGV s’appliquent aux clients agissant à des fins professionnelles. Si une offre est exceptionnellement proposée à un consommateur, les règles impératives du droit de la consommation prévalent.
2. Documents contractuels
Le contrat est constitué, par ordre de priorité, du devis ou bon de commande accepté, des conditions particulières affichées dans le compte, des présentes CGV, des CGU, de l’accord de sous-traitance RGPD et de la politique de confidentialité. Une offre partenaire précise les modules, le prix TTC annuel et l’éventuelle remise applicables. Les conditions du client ne sont opposables qu’après acceptation écrite de WelcomGuide.
La validation électronique, la signature, le clic de confirmation et les journaux techniques associés constituent des éléments de preuve recevables, sous réserve de contestation justifiée.
3. Démonstration et essai gratuit
La démonstration utilise des données fictives en lecture seule. L’essai réel dure quatorze jours, sauf durée différente indiquée par écrit. Lorsqu’il provient d’un lien partenaire, le prospect accède à l’offre et aux modules préconfigurés de ce lien ; il peut ajouter ou retirer des options autorisées avant l’activation payante.
Aucun prélèvement n’intervient pendant l’essai. Tant que le module d’encaissement en ligne n’est pas activé, la souscription, le renouvellement et le règlement sont traités selon le devis, la facture ou l’accord commercial confirmé.
4. Packs, modules, prix, remises et commandes
Le prix est composé du socle obligatoire, du pack éventuel et des modules choisis. La composition, le prix TTC annuel et l’économie d’un pack sont présentés avant la commande. Une demande d’ajout payant entraîne la mise à disposition immédiate du module avec un bon de livraison consultable dans le compte. Le client dispose de vingt-quatre heures pleines après livraison pour régler. Sans règlement enregistré, le module est gelé à vingt-quatre heures, un rappel est adressé vingt-quatre heures avant son retrait et le module est retiré sept jours après livraison ; son bon de livraison est alors annulé. Les données du module sont conservées. Après un retrait pour impayé, une nouvelle demande de ce module nécessite la validation de l’administration avant livraison ; les mêmes délais commencent à cette nouvelle livraison. Le règlement est enregistré après confirmation du paiement en ligne ou par l’administration. La facture définitive est ensuite émise dans le compte après validation par WelcomGuide.
La facture d’ajout est calculée au prorata du nombre exact de jours restant entre la livraison et l’échéance commune de la licence, rapporté au nombre réel de jours de la période contractuelle, y compris lors d’une année bissextile. Le bon indique le montant et la période livrée ; la facture définitive reprend cette période et le règlement enregistré. Un module ou une période déjà réglé ne peut pas être facturé une seconde fois lors d’une montée en gamme.
La demande de retrait d’un module complémentaire payant est examinée par l’administration. Le retrait prend effet à sa validation, avec émission d’un avoir référencé à la facture initiale sur la part payée non consommée. Cet avoir peut être imputé sur une prochaine facture WelcomGuide ; aucun remboursement bancaire automatique n’est déclenché. Les modules inclus dans un pack sont traités selon la formule effectivement facturée, sans remboursement supérieur aux montants réglés. Pendant l’essai gratuit, les modifications de formule n’entraînent aucune facture ni aucun avoir.
Les prix sont affichés en euros hors taxes et/ou toutes taxes comprises selon le contexte. Le devis précise la quantité, les taxes, les réductions, la périodicité et la durée de validité. Toute promotion précise sa période, les produits concernés, ses limites d’utilisation, son caractère cumulable et son éventuelle application à la première période seulement. WelcomGuide peut faire évoluer son catalogue ; une hausse applicable au renouvellement est communiquée avant sa prise d’effet.
5. Licence, durée et renouvellement
Après activation, la licence annuelle est conclue pour douze mois, sauf indication différente au devis. Elle est renouvelée automatiquement uniquement lorsque cette modalité a été expressément acceptée. Le client peut demander la non-reconduction avant l’échéance indiquée dans son espace ou son contrat.
Des alertes sont envoyées cinq et deux jours avant l’échéance. À expiration, les modules sont figés et l’accès devient limité afin de permettre le renouvellement, la régularisation ou l’export autorisé. Une demande de prolongation ou de réactivation ne vaut pas acceptation tant qu’elle n’a pas été confirmée par WelcomGuide.
6. Conservation après expiration et réversibilité
Des alertes sont adressées cinq et deux jours avant l’expiration. Après expiration, l’espace conciergerie est bloqué jusqu’au règlement confirmé. La facture de licence et le service client restent accessibles pour la réactivation. Les voyageurs des séjours confirmés déjà en cours conservent leurs échanges jusqu’au départ et un accès en consultation pendant quinze jours pleins après celui-ci. Un renouvellement payé et validé rétablit le service complet. Sans renouvellement payé, la conciergerie est automatiquement archivée après six mois et ses données métier sont supprimées au plus tard après un an suivant l’expiration. Cette suppression ne concerne pas les factures, preuves contractuelles, journaux de sécurité et autres éléments devant être archivés pour une obligation légale ou la défense d’un droit.
Le client doit demander son export avant l’expiration de ce délai et vérifier les fichiers remis. Les formats disponibles dépendent des modules utilisés.
7. Facturation et paiement
La facture précise l’identité des parties, les lignes facturées, les réductions, les taxes, la date d’échéance et le moyen de paiement. Pour les nouvelles livraisons de modules complémentaires, le bon précède la facture : celle-ci est émise dans le compte après confirmation et enregistrement du règlement, puis validation par l’administration WelcomGuide. Aucun bon non réglé puis annulé ne génère de facture. Sauf condition particulière, le règlement est exigible à la date indiquée sur la facture. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.
Pour tout client professionnel, le retard entraîne de plein droit, dès le lendemain de l’échéance, des pénalités calculées au taux prévu au devis ou à la facture et, à défaut, au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi que l’indemnité forfaitaire légale de 40 € pour frais de recouvrement. Une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.
8. Outils financiers, devis et documents
Les modules de devis, factures, dépenses, prestations hors forfait, règlements, commissions et relevés propriétaires assistent l’organisation du client. Le client reste responsable du paramétrage des accords de gestion, de l’exactitude des montants, de la qualification comptable et fiscale des opérations, de la validation avant émission et de la conservation de ses justificatifs.
Un document figé ne doit plus être modifié ; une correction s’effectue au moyen du document rectificatif approprié. WelcomGuide n’est ni expert-comptable, ni conseil fiscal ou juridique et ne garantit pas qu’un paramétrage métier réponde à toutes les obligations propres au client.
9. Affiliation et partenaires
Un lien partenaire peut déterminer une offre et rattacher le prospect au prescripteur pendant sept jours. Cette attribution n’augmente pas le prix accepté par le client, sauf composition différente clairement affichée. Les commissions relèvent d’un accord distinct avec le partenaire ; leur facturation ou leur paiement anticipé par l’administration ne modifie pas les droits du client.
10. Obligations du client
- fournir des informations exactes et maintenir les comptes et coordonnées à jour ;
- gérer les habilitations et préserver la confidentialité des identifiants et liens privés ;
- disposer d’une base légale, informer les personnes et recueillir les autorisations nécessaires ;
- contrôler tarifs, écritures, devis, factures, messages et destinataires avant validation ;
- utiliser la plateforme conformément aux lois, aux CGU et aux droits des tiers.
11. Données personnelles
Pour les données métier introduites par la conciergerie, celle-ci est en principe responsable du traitement et WelcomGuide son sous-traitant. Les instructions, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs et modalités de fin de contrat sont détaillés dans l’accord de sous-traitance. Pour ses propres fichiers clients, prospects, partenaires, licences et facturation, WelcomGuide agit comme responsable du traitement.
12. Support, maintenance et disponibilité
WelcomGuide met en œuvre des moyens raisonnables pour fournir un service sécurisé et disponible. Des interruptions peuvent résulter d’une maintenance, d’une évolution, d’un incident réseau ou d’un prestataire externe. Une anomalie doit être signalée à contact@welcomguide.fr avec les informations utiles à sa reproduction.
13. Propriété intellectuelle
La marque, le logiciel, les interfaces, modèles, textes et bases techniques restent la propriété de leur titulaire. La licence est personnelle, non exclusive, non cessible et limitée au contrat. Le client conserve ses droits sur les contenus qu’il fournit et autorise leur traitement technique pour exécuter le service.
14. Suspension et résiliation
L’accès peut être suspendu en cas d’impayé, d’expiration, de risque de sécurité, d’usage illicite ou de manquement grave, après information lorsque les circonstances le permettent. Une résiliation anticipée ne donne pas droit au remboursement de la période engagée, sauf manquement grave non réparé ou disposition impérative contraire.
15. Responsabilité et force majeure
Chaque partie répond des dommages directs causés par ses manquements prouvés. Sauf faute lourde, dol, dommage corporel, violation de données imputable ou règle impérative, la responsabilité totale de WelcomGuide est limitée aux sommes hors taxes payées au cours des douze mois précédant le fait générateur. Les dommages indirects et pertes d’exploitation sont exclus. La force majeure est appréciée selon le droit français.
16. Droit applicable et litiges
Le contrat est soumis au droit français. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action. Entre professionnels, compétence est attribuée au tribunal du ressort du siège de WelcomGuide, sauf règle impérative ou clause particulière valable.